İçimizden Biri Berrin OKATAN, Yönetici Asistanı

Sekreterbul.com ekibi olarak Roteks Tekstil Hammaddeleri San. ve Tic. A.Ş. Yönetim Kurulu Başkanı Asistanı Sn. Berin Okatan hanım ile yönetici sekreterlik mesleği konusunda bir reportaj/söyleşi  yaptık.


Bize kendinizden bahsedermisiniz?

1969 dogumluyum, uludağ universitesi iktisat fakultesi mezunuyum. 2-3 sene bankacı olarak çalıştıktan sonra yönetici asistanlığı mesleğini kendi hayat ve çalışma tarzıma uygun olduğu için seçtim. 13 senelik yönetici asistanlığı iş deneyimine sahibim.Evliyim 2 cocugum var. İşimi ve şu an çalıştığım firmayı çok seviyorum.

Berrin hanım bu meslekte başarılı olmanın sırrı nedir?

Hangi meslekten olursanız olun eğer yaptığınız işi severseniz o işte kesinkes başarılı olursunuz. Tabiidir ki sadece mesleğinizi sevmek başarı için yetmeyebilir. Kendinizi devamlı geliştirmeli, yöneticinizi tanımalı, titiz ve düzenli çalışmalısınız. Sabır ve vefalı olmak da en az mesleginizi sevemek kadar bu meslekde önemlidir. 

Yönetici asistanlığı mesleğini kısaca tanımlamanız gerekirse nasıl tanımlarsınız?

Yöneticisine verimli bir çalışma ortamı sağlayan, zaman kazandıran, teorileri pratiğe geçiren, detayların büyük değişiklikler yaratacağını bilen sabırlı çok çalışkan ve uyumlu kişilerin yapabileceği bir meslek olarak tanımlarım Yönetici asistanlığını.

Yönetici Asistanlığı Kişiye Özel, Yöneticiye özel bir meslek dalı olduğu için çok zor olmalı. Bu konuda bize deneyimlerinizden bahsedermisiniz.

Her şeyden önce her işin bir zorluğu ve bunun yanı sıra kolay yanları da vardır. Yönetici asistanlığı mesleğinin zorluğu o yöneticiyle ilk çalışmaya başladığınızda bir iki ay boyunca sürer. Bu  süre çok normaldir. Bu süre yöneticinizi tanımak, onun çalışma sistematiğini ve kişisel alışkanlıklarını anlamak ile geçer. Akıllı ve işini bilen iyi bir yönetici asistanı bu süre zarfında sabırla yöneticisini gözlemleyerek notlar alır ve yöneticisine göre kendi iş sistematiğini oluşturur. Yaklaşık 13 senelik yönetici sekreterlik tecrübemin ve işimi iyi yapıp yöneticimin benden memnun oluşunu ve şu anda çok rahat ve zevkli bir çalışma hayatımın oluşu bu tarz bir çalışma anlayışını kendime geliştirmemden dolayıdır.

İşinizle ilgili sizi zorlayan konular nelerdir?
Yöneticimin bana verdiği yetki ve sorumlulukları yerine getirirken yapmış olduğum planların haricinde beklenmeyen olaylar gelişmesi ve yapmış olduğum planların bazen aksaması beni zorlayan konulardan biridir. Mesela uzayan toplantılar, randevusuz ziyaretçiler, randevusuna ve toplantıya geç gelen şirket içi personel gibi konular bazen plan ve programlarımı aksatabiliyor. Ancak bu tip problemlere karşı her zaman bir B planını elimde hazır tutuyor ve boyle bir durum karşısında hemen B planımı devreye sokarak işlerin düzenli ve sistematik yürüyüşünün devamını sağlıyorum.

Bize bir gününüzü anlatırmısınız?

Sabah 8.30 mesaimin başlamasıyla beraber yöneticimin günlük programını masasının üstüne koyarım. Genelde sabah şirket içi toplantılar yapılır. Bu toplantıya katılacaklara hemen bir yer ve zaman hatırlatması yaparım. Çünkü yöneticim toplantı saatleri konusunda çok titizdir. Kendisi toplantı başlamadan yaklaşık 10 dakika evvel toplantı salonuna geçer. Toplantıda gösterilecek Powerpoint sunusu var ise bu konuda hazırlık yaparım. Öğleden sonra ise şirket dışı toplantılar ve ziyaretçilerle geçer. Eğer protokol toplantıları var ise gerekli notları almak için yöneticimle beraber şirket dışı toplantılara katılırım. Mesai saatinin bitmesine yakın, gün içinde biriken ve imzalanması incelenmesi gereken evrakları yöneticime veririm.Anlatması kısa fakat yapması çok uzun ve detaylı bir işim var.

Yönetici Asistanı olmak isteyenlere ne gibi önerileriniz olur.

Yönetici asistanı olacak kişinin öncelikle kendisini tanıması, bilgisinden kültüründen emin olması gerekir. O kadar detaylı bir iştir ki bu işte biraz meraklı çokça dikkatli ve kesinkes kendini geliştirmeye açık birisi olmanız gerekmektedir. Mesela Amerikanın Los Angeles şehriyle İstanbulun arasında kaç saat fark var. En iyi havayolu şirketi hangisidir. En trendi restoran hangisidir, yoneticinizin unutmaması gereken tarihler ( eşinin doğum günü, evlilik yıldönümü vesaire gibi tarihler) nelerdir. Bu ve bunun gibi yüzlerce, ufak fakat çok önemli bilgileri bilmesi kayıt etmesi zamanı geldiginde yöneticisi ihtiyaç duyduğunda bunları yöneticisine iletmesi gerekmektedir. Kısacası yöneticisinin hayatını kolaylaştırıcı bütün detayları merak etmesi araştırması, kayıt altına alması ve zamanı geldiğinde yöneticisine bildirmesi gerekmektedir.

Paylaşımlarınız için teşekkür ederiz.